Rendre un PDF accessible : Word, LibreOffice, Acrobat

L’essentielPour rendre un PDF accessible, le plus sûr est de partir du document source : on le structure dans Word ou LibreOffice, on vérifie son accessibilité, puis on l’exporte avec les balises. Quand il ne reste que le PDF, il se corrige dans un éditeur comme Adobe Acrobat Pro. Dans les deux cas, le résultat se vérifie avec un outil comme PAC, puis à la main.

Pourquoi partir du document source ?

Parce qu’un PDF hérite de la structure du fichier qui l’a produit. Un titre fait avec un style « Titre 1 » devient une balise de titre. Un titre fait en grossissant le texte reste un simple paragraphe, et aucun réglage d’export ne le rattrape.

Corriger la source a un autre avantage : chaque nouvel export reste accessible. Corriger le PDF seul oblige à recommencer à chaque modification. La checklist de DesignGouv suit ce principe, quel que soit le traitement de texte.

Méthode 1 : depuis Word

1. Structurer le document : styles de titre dans l’ordre, vraies listes, textes de remplacement des images, tableaux avec une ligne d’en-tête. Le détail est dans l’article sur le document Word accessible.
2. Lancer le vérificateur : onglet Révision, Vérifier l’accessibilité. Corriger ce qu’il signale.
3. Renseigner le titre du document dans ses propriétés, et vérifier la langue.
4. Enregistrer en PDF : Fichier, Enregistrer sous, type PDF, puis Options. Cocher l’option des balises de structure du document pour l’accessibilité, et créer les signets à partir des titres.

Microsoft indique que l’export PDF de Word est nettement amélioré depuis Office 2024 et Microsoft 365 version 2408 : le titre et la langue du document sont repris dans le PDF, les notes de bas de page et les légendes sont balisées.

Méthode 2 : depuis LibreOffice

1. Structurer le document avec les styles de titre, les listes, les alternatives des images et des tableaux simples.
2. Lancer le contrôle : menu Outils, Vérification de l’accessibilité.
3. Exporter : Fichier, Exporter au format PDF, onglet Général, cocher « Accessibilité universelle (PDF/UA) ».

Selon l’aide de LibreOffice, cette option active le PDF balisé. Le contrôle d’accessibilité de LibreOffice vérifie notamment que le titre et la langue sont définis, que chaque image a une alternative, que les tableaux n’ont pas de cellules fusionnées et que les titres se suivent sans sauter de niveau.

Méthode 3 : corriger un PDF existant

Sans fichier source, il faut un éditeur de PDF capable de travailler les balises, comme Adobe Acrobat Pro. Son outil d’accessibilité propose un balisage automatique, puis une vérification. Le balisage automatique est un point de départ : les titres, l’ordre de lecture, les tableaux et les alternatives se reprennent à la main.

Un PDF scanné demande une étape de plus. Une page scannée est une image : il faut d’abord reconnaître le texte, puis baliser le document. Pour un acte signé, la version accessible peut aussi être une page web qui reprend tout le texte, à côté du PDF officiel. Le test 13.3.1 du RGAA accepte cette version HTML, si elle donne la même information (critère 13.4).

Comment vérifier le résultat ?

Pour un premier contrôle en ligne, sans rien installer : testez gratuitement un PDF (balisage, langue, titre, titres, images, tableaux).

1. Les propriétés : un titre de document, la langue, la présence des balises. La checklist de DesignGouv indique qu’Acrobat Reader suffit pour ce contrôle.
2. Un vérificateur : PAC sous Windows, veraPDF sur toutes les plateformes. Notre mode d’emploi de PAC explique comment lire ses résultats.
3. Une lecture humaine : l’ordre de lecture, avec une synthèse vocale ou un lecteur d’écran, et la pertinence des textes de remplacement.

La norme visée est PDF/UA, expliquée dans l’article sur PDF/UA. Ce que le RGAA demande à une collectivité est dans l’article sur le PDF accessible en mairie.

Et quand les documents sont nombreux ?

Une commune publie souvent des centaines de documents par an : arrêtés, délibérations, menus, comptes rendus, bulletins. Les reprendre un à un dans Acrobat ne tient pas dans la durée. Deux leviers se combinent : des modèles de documents bien construits, pour que les nouveaux fichiers naissent accessibles, et un traitement des documents qui arrivent déjà faits.

C’est le rôle de Claren Documents : vos services déposent un PDF, un Word ou un scan, et le récupèrent balisé, avec sa mise en page et le rapport de ses contrôles.

Questions fréquentes

Un exemple avec ses réserves

Le dossier documentaire Claren conserve un PDF fictif, un premier traitement refusé, une reprise manuelle et les contrôles réalisés. Le validateur passe sur le fichier repris ; la restitution au lecteur d’écran reste à vérifier. Ce cas montre pourquoi un résultat automatique ne suffit pas.

Sources

• DesignGouv, checklist : créer un PDF accessible à partir d’un traitement de texte, consultée le 06/10/2026.
• Microsoft, créer des PDF accessibles, consulté le 06/10/2026.
• Microsoft Learn, accessibilité des PDF dans Office 2024, consulté le 06/10/2026.
• Aide de LibreOffice, export PDF : accessibilité universelle (PDF/UA), consultée le 06/10/2026.
• DINUM, RGAA 4.1.2, critères et tests, critères 13.3 et 13.4, consulté le 06/10/2026.
• Décret n° 2019-768 du 24 juillet 2019, article 3, Légifrance, consulté le 27/09/2026.

À lire ensuite : Document Word accessible : les réglages et le vérificateur.