Document Word accessible : les réglages et le vérificateur

L’essentielUn document Word accessible repose sur sept gestes : des styles de titre, de vraies listes, un texte de remplacement pour chaque image utile, des tableaux avec une ligne d’en-tête, des liens explicites, la langue et le titre du document. Le vérificateur de Word, dans l’onglet Révision, repère une partie des oublis. Il ne les voit pas tous.

Pourquoi un document Word doit-il être accessible ?

Parce qu’il est publié tel quel, ou qu’il devient un PDF. Le critère 13.3 du RGAA demande que chaque document bureautique en téléchargement ait, si nécessaire, une version accessible. Et un PDF hérite de la structure du Word qui l’a produit : un document bien construit prépare un export balisé. Le résultat doit encore être vérifié. La suite est dans l’article pour rendre un PDF accessible.

Les sept réglages qui comptent

1. Les styles de titre. Titre 1 pour les grandes parties, Titre 2 pour les sous-parties, sans sauter de niveau. Un texte grossi et mis en gras n’est pas un titre pour un lecteur d’écran.
2. Les vraies listes. Les boutons Puces et Numérotation, pas des tirets ou des chiffres tapés à la main.
3. Le texte de remplacement des images. Clic droit sur l’image, puis le texte de remplacement : une phrase qui donne l’information de l’image. Une image purement décorative se coche « Marquer comme décoratif ».
4. Les tableaux simples. Une ligne d’en-tête déclarée, répétée sur chaque page, pas de cellules fusionnées ni de tableau vide utilisé pour la mise en page.
5. Les liens explicites. « Formulaire d’inscription à la cantine » plutôt que « cliquez ici ».
6. La langue. Définie pour le document, et changée pour un passage dans une autre langue.
7. Le titre du document. Dans Fichier, Informations, Propriétés : c’est lui qu’un PDF affiche à la place du nom de fichier.

S’y ajoutent deux habitudes : un contraste suffisant entre le texte et le fond, et jamais une information portée par la couleur seule. Voir l’article sur le contraste des couleurs. Et pas de paragraphes vides pour aérer : l’espacement se règle dans les styles.

Comment utiliser le vérificateur d’accessibilité ?

1. Ouvrir l’onglet Révision, puis Vérifier l’accessibilité. Un volet s’ouvre avec les erreurs, les avertissements et des conseils.
2. Cliquer sur chaque constat : Word montre l’élément concerné et propose une correction.
3. Cocher l’option qui garde le vérificateur actif pendant la saisie, pour voir les problèmes au fil de l’eau.

Microsoft précise que l’Assistant Accessibilité, qui signale les problèmes en arrière-plan, est réservé à Word pour Windows.

Ce que le vérificateur ne voit pas

Le vérificateur contrôle la présence des éléments, pas leur sens. La boîte à outils de l’accessibilité du gouvernement du Canada le résume : il est un bon début, mais il ne détecte pas tous les problèmes.

• Un texte de remplacement présent mais faux, ou trop vague.
• Un texte mis en forme comme un titre sans utiliser le style.
• Un ordre de lecture troublé par des zones de texte ou des images flottantes.
• Un contraste insuffisant sur une image qui contient du texte.
• Un jargon ou des sigles jamais expliqués.
• Une table des matières automatique : selon la checklist de DesignGouv, celle de Word crée des problèmes d’accessibilité à l’export en PDF, et LibreOffice est alors préférable.

Une relecture humaine reste donc nécessaire, idéalement avec une synthèse vocale. C’est l’objet de notre formation Contributeurs : publier accessible, sur vos propres documents.

Créer un modèle pour ne plus y penser

Le moyen le plus durable est un modèle de document maison : styles de titre réglés aux couleurs de la collectivité, listes, tableau type avec en-tête, propriétés à remplir. Chaque nouveau courrier, arrêté ou compte rendu part alors d’une structure préparée ; son contenu et son export restent à contrôler. Pour les documents déjà publiés, ou ceux qui arrivent de l’extérieur, Claren Documents prévoit un examen du résultat et des reprises selon le document.

Questions fréquentes

Sources

• Microsoft, rendre vos documents Word accessibles à tous avec l’Assistant Accessibilité, consulté le 06/10/2026.
• Microsoft Learn, accessibilité des PDF produits par Word, consulté le 06/10/2026.
• Gouvernement du Canada, boîte à outils de l’accessibilité numérique : feuille de conseils pour Microsoft Word, consultée le 06/10/2026.
• DesignGouv, checklist : créer un PDF accessible à partir d’un traitement de texte, consultée le 06/10/2026.
• DINUM, RGAA 4.1.2, critères et tests, critère 13.3, consulté le 06/10/2026.

À lire ensuite : PDF/UA : la norme du PDF accessible, en clair.