Critère 13.3 : Dans chaque page web, chaque document bureautique en téléchargement possède-t-il, si nécessaire, une version accessible (hors cas particuliers) ?

1. Retrouver dans le document les liens et les contrôles de formulaire (un bouton de formulaire ou un formulaire de téléchargement par exemple) permettant de télécharger un fichier au format bureautique ;
2. Pour chaque fichier au format bureautique, vérifier la présence d’une version alternative présentée comme accessible :
   • Pour les documents au format .pdf, analyser le fichier avec l’outil PAC (PDF Accessibility Checker) et vérifier l’absence d’erreur d’accessibilité dans le document (cf. note) ;
   • Pour les documents au format .doc ou .docx, analyser le fichier avec l’outil de vérification d’accessibilité de Microsoft Office (à partir de la version 2010) et vérifier l’absence d’erreur d’accessibilité (cf. note) ;
   • Pour les documents au format .odt, analyser le document avec l’éditeur OpenOffice et vérifier que l’ensemble des contenus est conforme avec la liste des critères « Liste document bureautique en téléchargement » (cf. note pour une méthode alternative) ;
   • Pour les documents au format EPUB/DAISY, analyser le document avec un éditeur EPUB/DAISY et vérifier que l’ensemble des contenus est conforme avec la liste des critères « Liste document bureautique en téléchargement ».
   • Pour les documents eux-mêmes au format .html, analyser l’accessibilité du document.
3. Si c’est le cas pour chaque fichier au format bureautique, le test est validé.

Note au sujet de l'outil PAC : l'outil analyse le document PDF du point de vue de l'accessibilité mais également de critères de qualité (par exemple la norme PDF/UA). Seules les erreurs relatives à des critères présents dans la liste des critères « Liste document bureautique en téléchargement » rendent le critère « Non conforme ». Par ailleurs, cet outil ne fonctionne que sur la plateforme Windows. Sur Mac, le contrôle doit se faire manuellement.

Note au sujet Microsoft Office : le logiciel offre un vérificateur d'accessibilité en standard, (accessible via le menu « Fichier > Informations > Vérifier la présence de problèmes > Vérifier l'accessibilité »). Ce vérificateur peut être considérablement amélioré via le plugin Word Accessibility Plug-in (voir dans la section Outils). Ce plugin ne fonctionne que sur Windows. Sur Mac, le contrôle doit se faire manuellement.

Note au sujet des documents au format .odt : OpenOffice et LibreOffice ne possèdent pas de vérificateur d'accessibilité. Une méthode plus rapide qu'une analyse manuelle peut consister à enregistrer le document au format .docx et le vérifier via le vérificateur d'accessibilité de Microsoft Office 2010. Attention cependant : cette méthode rapide est à réserver aux documents très simples car certaines informations liées à l'accessibilité ne sont pas correctement transcodées. C'est le cas des indications de langue, de certaines alternatives d'images ou d'en-têtes fusionnées sur les tableaux par exemple.

Note au sujet du format EPUB : l'utilitaire Ace by DAISY App permet d'effectuer le travail de validation d'un fichier EPUB 3 de manière efficace.

Note au sujet des documents dérogés : le référentiel propose un statut de dérogation dans certains cas (cf. guide d'accompagnement). Dans ce cas, les tests ne sont pas à réaliser, la version accessible étant fournie sur demande de l'utilisateur.

Note à l'attention des personnes de droit privé mentionnées aux 2° à 4° du I de l’article 47 de la loi du 11 février 2005 : si les fichiers bureautiques (ex : PDF, documents Microsoft ou LibreOffice, etc.) ont été publiés avant le 23 septembre 2018 (sauf si ce sont des documents nécessaires pour accomplir une démarche administrative relevant des tâches effectuées par l'organisme concerné), ils sont exemptés de l’obligation d’accessibilité.